Avec l’augmentation du nombre de personnes touchées par le coronavirus, plusieurs personnes et entreprises choisissent de travailler à distance (home office). Dans cet article je veux partager cinq conseils pour augmenter la productivité pour le travail à distance.
Je ne veux pas entamer une discussion sur la nécessité d’éloigner les gens des autres afin de réduire les risques de contagion, mais le travail à distance est quelque chose qui nécessite des infrastructures, de la coordination et un changement des habitudes des personnes et des entreprises.
Travailler à la maison en étant toujours à l’aise (même en pyjama) et dans votre environnement familial peut sembler un rêve pour de nombreux travailleurs C’était ce que je pensais quand j’ai accepté mon premier travail à distance il y a un an.
Pendant cette période, j’ai appris que ce type de travail n’est pas recommandé pour tout le monde, car il exige beaucoup de discipline et d’organisation. Ce n’est pas tout le monde qui peut être productif dans un environnement éloigné, où il ne faut que parler à ses collègues par téléphone ou par Skype.
Après tout, que faut-il pour que nous soyons aussi productifs ou plus dans un environnement éloigné que dans un bureau de travail ?
1 ) SOYEZ DISCIPLINÉ
La caractéristique principale d’un travailleur à distance est sa discipline. Pour commencer, il est important que le travailleur dispose d’un environnement de travail chez soi qui ne peut pas être utilisé pour des moments de loisirs ou sociaux.Cela aidera à établir les frontières entre l’environnement familial et professionnel.
Aussi, il est essentiel que vous réglez vos heures de travail en fonction de l’horaire de travail de votre équipe de base. Normalement, un travailleur distant a également d’autres membres de son équipe dans des environnements distants qui travaillent dans des fuseaux horaires différents. Ajustez votre routine de travail pour correspondre au même horaire de travail que votre équipe.
De plus, expliquez à votre famille que le fait d’être à la maison ne vous rend pas disponible pour faire des activités extra-professionnelles. Ne soyez pas distraits par les questions familiales et négociez avec les autres membres pour qu’ils ne vous interrompent que pour des questions importantes. Demandez-les de ne pas faire de bruit et de respecter vos heures de travail.
2 ) METTRE L’ACCENT SUR LA COMMUNICATION
Travailler à distance exige un degré de communication plus élevé que lorsque nous sommes physiquement proches des autres. Premièrement, nous n’aurons pas l’occasion d’observer le langage corporel des personnes avec qui nous communiquons. Ce langage corporel est très important pour identifier les petites nuances dans l’acceptation ou le refus de notre message.
Lors de la communication, faites attention au volume de la voix (si vous êtes en communication téléphonique) et faites attention au choix des mots lors de la communication écrite. Vous n’aurez pas une deuxième chance pour impressionner votre interlocuteur. Un texte mal écrit ou des phrases mal placées peuvent ruiner toute votre communication.
Dans la mesure du possible, faites une rétro-communication pour demander la confirmation de la compréhension de votre message à l’autre personne (confirmer la réception des courriels, lire, etc.)
Attention aux réunions de travail à distance. Partagez l’ordre du jour à l’avance, définissez correctement les participants, et surtout définissez l’objectif et les résultats attendus pour cette réunion. Il est important d’encourager la participation de tous et envoyer un résumé des principaux points abordés et des actions en suspens après la fin de la réunion.
Enfin, utilisez des bons outils de communication. Ayez des options pour le courrier électronique, le partage de documents, la téléphonie et la vidéoconférence.
3 ) CONCENTREZ-VOUS SUR VOS OBJECTIFS
Travailler dans un environnement éloigné de vos collègues et des gestionnaires exige une plus grande concentration sur vos objectifs. Aussi, garder à l’esprit vos objectifs à court, moyen et long terme facilite la définition et l’organisation de vos tâches quotidiennes.
De plus, organisez votre agenda en priorisant vos activités les plus importantes. Mettez de côté une partie de votre journée pour lire et répondre à vos courriels. Laissez une autre partie pour l’analyse et l’accomplissement de tâches plus productives.
Dans mon expérience, plusieurs fois j’ai perdu beaucoup de temps à répondre à plusieurs courriels sans nécessité au détriment de travailler sur des tâches plus importantes. Rappelez-vous toujours le principe de Pareto où 80% de votre productivité est le résultat de seulement 20% de vos tâches.
Gardez une trace des activités en attente. Tenez un registre de vos demandes et de la progression des solutions et des réponses dont vous avez besoin.
Gardez toujours vos objectifs alignés avec ceux de votre équipe et de votre entreprise. Il ne sert à rien de passer trop de temps sur une activité qui n’est pas une priorité pour le reste de l’équipe ou de l’entreprise.
4 ) NE PAS OUBLIER DE MAINTENIR UNE QUALITE DE VIE
Cette astuce est très importante. Le temps de travailler est pour travailler … le temps de se détendre est pour se détendre.Maintenez une bonne qualité de vie en équilibrant votre temps de travail avec le temps consacré à vous et à votre famille.
Déconnectez-vous de votre téléphone et de votre adresse e-mail lorsque vous ne travaillez pas. Essayez de suivre votre emploi du temps régulièrement et de prévoir du temps pour vos activités personnelles et pour votre famille et vos amis..
Assurez-vous d’avoir une vie sociale en dehors du travail. Je ne parle pas de faire des barbecues avec votre équipe de travail … Je parle d’avoir d’autres amis qui ne parlent pas de travailler quand vous êtes dans vos journées de repos.
Exercice régulier. Rester à la maison nous laisse souvent paresseux pour faire des exercices. Organisez votre journée pour pratiquer tout sport ou activité physique que vous aimez. Quittez la maison si possible … évitez de courir sur le tapis de course en regardant l’ordinateur pour voir quels courriels vous recevez.
5 ) AUGMENTEZ VOTRE PRODUCTIVITE
Travailler à distance n’est pas toujours synonyme de productivité accrue. Pour que cela se produise, il est très important que vous vous conformiez à ce nouveau modèle de travail
Un point clé est comment vous allez organiser et gérer la documentation de votre travail.
Dans un bureau traditionnel, nous pouvons imprimer les documents et les classer dans des endroits facilement accessibles. Pensez-y lorsque vous créez et partagez votre documentation. Identifiez les personnes qui ont besoin d’accéder à ces documents, utilisez des outils qui gèrent et contrôlent l’accès à cette documentation et maintenez votre documentation à jour.
Soyez proactif dans vos initiatives de travail. Ne vous attendez pas à ce que votre patron ou vos collègues vous demandent de faire quelque chose que vous savez déjà que vous devez faire. Toujours essayer d’être en avance dans les activités et connaître les informations nécessaires pour effectuer votre travail.
Concentrez-vous sur votre travail. Évitez les distractions, les conversations et surtout la procrastination. C’est un super piège pour votre productivité.
Gardez votre attention sur vos activités et ensuite laissez tomber ce qui n’a pas besoin d’être résolu tout de suite. Divisez votre journée en deux périodes – matin et après-midi. Dans chacune, séparez un moment pour réaliser des activités prioritaires et moins prioritaires. Il ne faut pas oublier de maintenir une forte discipline en ce qui concerne les horaires et les réunions.
Enfin, amusez-vous.Nous passons une grande partie de notre vie dans un environnement de travail. Il est important que nous prenions du plaisir à travailler et à effectuer nos tâches. Ne prenez pas les choses trop au sérieux … essayez de vous détendre pendant la journée.
Pensez à ce qui suit lorsque vous avez un problème majeur à résoudre – quelle est la gravité de ce problème dans une année? Si ce n’est pas important, arrêtez d’y penser quelques instants avant de prendre une décision. Laissez votre esprit se détendre et trouver des alternatives plus intéressantes.
Quand nous sommes nerveux ou très inquiets, notre esprit n’est pas dans ses conditions de travail idéales. Arrêtez vos tâches pendant quelques minutes, sortez un peu et détendez-vous. Pensez à d’autres choses pendant que votre subconscient travaille pour résoudre votre problème. Vous serez étonné du résultat.
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