Agilité à distance – votre nouveau défi face au Covid-19

De nombreuses entreprises et professionnels cherchent à s’adapter à cette nouvelle réalité avec Covid-19. L’orientation consiste à maintenir l’isolement social et à travailler à distance. C’est un défi qui n’était pas anticipé lors de la transition du traditionnel vers l’agile.

Après tout, comment travaillons-nous sur nos projets agiles dans un contexte d’isolement social? Y a-t-il de l’agilité à distance?

Lorsque nous parlons d’un environnement agile, nous pensons immédiatement aux équipes placées, à la communication directe, aux tableaux physiques et à bien d’autres caractéristiques qui vont dans le sens inverse de l’isolement social.

Il y a quelques jours, nous avions la possibilité de travailler à distance avec certaines personnes ou équipes, en fonction d’un contexte de projet spécifique. Maintenant, la situation a complètement changé; nous sommes tous invités à rester à la maison pour maintenir la sécurité de la santé des gens. Ou nous nous adaptons à cette nouvelle réalité, ou nous arrêtons nos projets.

Travailler avec une équipe distante crée des défis que nous n’avons normalement pas à nous soucier des équipes placées, telles que:

• Organisez une réunion ou discutez de manière informelle lorsque les personnes ne sont pas en ligne en même temps. Je ne parle pas ici de réunions préprogrammées, mais de réunions informelles pendant les heures de travail.
• Gardez l’attention des gens pendant les réunions, lorsqu’ils se trouvent dans un environnement normalement partagé avec d’autres personnes ou animaux.
• Travailler sur des activités que l’on pensait faire entre des personnes physiquement proches, telles que la programmation en binôme, la mêlée quotidienne, la revue de sprint, etc.

Essayons donc de répondre à quelques questions sur l’agilité à distance.

L’agilité fonctionne-t-elle avec des équipes à distance?

Pour répondre à cette question, je ferai une analogie. Si vous achetez une Ferrari, il est clair que vous recherchez la performance et la vitesse. La meilleure façon d’obtenir toutes ces performances et cette vitesse est sur une piste bien pavée et droite, sans obstacles.

Si vous êtes sur une piste cahoteuse et sinueuse, votre Ferrari continuera de rouler, mais elle n’aura pas les mêmes performances et vitesse. Voilà comment fonctionne l’agilité à distance. La réponse est donc OUI, mais pas comme dans un mode ‘traditionnel’.

Le Scrum Master peut-il travailler à distance?

Encore une fois, nous avons une situation qui n’est pas recommandée pour un environnement agile. Comme je l’ai dit dans la question précédente, un environnement agile à distance n’est pas l’environnement idéal pour obtenir tous les avantages de travailler sur un projet agile.

La fonction principale du Scrum Master est d’être un leader serviteur pour toute l’équipe et sa présence est très importante pour que le propriétaire du produit et les développeurs atteignent leurs objectifs.

Le Scrum Master doit gérer des choses intangibles, telles que la perception par l’équipe des activités et des artefacts Scrum, la motivation, la coopération, la concentration, etc.

Ces choses sont très difficiles à gérer juste par les vidéoconférences.

Ces tâches deviennent beaucoup plus complexes si vous avez une nouvelle équipe qui démarre un nouveau projet.

La bonne nouvelle est qu’il s’agit d’un processus d’apprentissage et de développement pour toute l’équipe Scrum. Plus l’équipe est intégrée et expérimentée, plus il est probable que le travail à distance réussira relativement bien.

Trucs et conseils généraux pour l’agilité à distance

Maintenant, la réalité est la suivante: vous et votre entreprise n’avez d’autre choix que de travailler à distance. Que pouvez-vous faire pour obtenir les meilleurs résultats avec une équipe distante? Voici quelques trucs et conseils.

Lemanifeste agile reconnaît que

“la méthode la plus efficace et la plus efficiente pour transmettre des informations à et au sein d’une équipe de développement est la conversation en face à face”.

Vous devriez essayer d’optimiser votre communication autant que possible pour compenser la distance physique.

• Organisez de courtes réunions: évitez les réunions d’une durée de plus d’une heure. Si possible, limitez le temps à 30 à 45 minutes. Cela gardera les participants concentrés et forcera les gens à être plus objectifs dans leur participation.
• Si vous êtes l’animateur, soyez ponctuel: rien n’est plus démotivant que celui qui a organisé une réunion en retard. Si, pour une raison extraordinaire, vous ne pouvez pas arriver à l’heure, excusez-vous et justifiez votre retard pour tous les participants.
• Si possible, faites de la vidéoconférence: c’est une astuce qui peut gêner certaines personnes plus timides. Pour aider à atténuer certaines restrictions sur l’utilisation de la vidéoconférence, encouragez les membres de l’équipe à avoir des sessions de vidéoconférence 1: 1 hebdomadaire. Au fil du temps, les gens réalisent que le contact visuel permet une communication plus efficace.
• Choisissez le bon outil pour la vidéoconférence: certains outils n’ont pas de fonctionnalités importantes pour la vidéoconférence. Essayez d’utiliser des outils qui permettent la visualisation de toute l’équipe, le contrôle du microphone, le contrôle des appels (certains ont une petite main qui simule lorsque nous levons la main pour poser une question), le partage d’écran et de fichiers, les chats privés, etc.
• Utilisez intensivement les outils de conversation (chat):restez toujours en contact avec votre équipe. Renseignez-vous sur leur travail, la météo, ce qu’ils ont fait la nuit dernière, etc. Utilisez cet outil pour améliorer votre communication comme si vous étiez assis côte à côte. Faites toujours attention à ne pas déranger leur travail. Faites preuve de bon sens pour équilibrer ces conversations.
• Définissez les heures d’or:définissez clairement les moments où toute l’équipe sera disponible pour les réunions. Cette astuce est particulièrement valable si vous avez des personnes situées dans différents fuseaux horaires.
• Rétrospective semi-sprint:une expérience que j’ai vraiment appréciée avec le travail à distance était de faire une rétrospective au milieu du sprint (half-sprint). En réalité, il ne s’agissait pas exactement d’une rétrospective du sprint, mais d’une évaluation de la performance du travail à distance. Lors de cette réunion, nous avons évalué s’il y avait quelque chose que nous pourrions améliorer dans le travail à distance.

Cette rétrospective était importante, car nous n’étions souvent pas totalement adaptés au télétravail et nous ne pouvions pas attendre la fin du sprint pour le savoir. Après la première semaine, nous avons tenu une réunion pour identifier les avantages et les inconvénients et où nous pourrions améliorer notre communication et notre travail.

Quelles sont vos expériences durant cette période d’isolement social?

Quels sont vos conseils pour améliorer notre productivité à distance?