Après l’émergence de la pandémie de coronavirus, de nombreuses entreprises ont été obligées de conseiller à leurs employés de travailler à distance. Mais la plupart de ces entreprises n’étaient pas prêtes à laisser leurs employés travailler à distance.

Dans cet article, je liste quelques outils essentiels qui permettront à votre entreprise d’adopter le home-office.

POUR LA COMMUNICATION À DISTANCE

Zoom

Zoom est un outil de communication basé sur le Web qui vous permet d’organiser une vidéoconférence avec jusqu’à 500 participants et des séminaires Web avec jusqu’à 10 000 personnes.

Cet outil fonctionne via des applications (IOS, Android, Linux, macOS, Windows) ou via un site Web.

La version gratuite permet un accès gratuit pour jusqu’à 100 participants avec une limite de 40 minutes pour chaque réunion.

En plus de la fonctionnalité de vidéoconférence, Zoom offre également la possibilité de partager des fichiers, le contrôle d’audience, le partage d’écran et plus encore.

Skype

Skype est un produit Microsoft pour les services d’appel vocal et audio. C’est l’une des applications les plus populaires de votre domaine.

La version gratuite permet une réunion jusqu’à 20 personnes. La version entreprise permet de connecter jusqu’à 250 personnes dans le même appel.

Cet outil permet l’échange de messages, de fichiers, le partage d’écran, etc. Les appels entre les utilisateurs de skype sont gratuits tandis que les appels vers les téléphones portables et fixes sont payants.

Hangouts

Hangout est un outil Google pour la communication et la vidéoconférence.

Cet outil permet de planifier des réunions, de partager des écrans, de partager des fichiers, etc. Il est disponible sur les plateformes Windows, iOS et Android.

La bonne nouvelle est que Google a publié l’utilisation gratuite du Hangout et de ses versions Hangouts Chat et Hangouts Meet jusqu’au 1er juillet 2002 en raison de la pandémie du coronavirus.

Cisco WebEx

Un autre outil très intéressant pour la vidéoconférence est Cisco WebEx. Il présente également les mêmes avantages que d’autres comme le partage de fichiers, la planification de réunions, etc.

L’un des avantages de WebEx est qu’il n’a pas besoin de télécharger d’applications pour fonctionner. La solution est entièrement intégrée au calendrier Google.

La version gratuite permet jusqu’à 100 participants à une réunion.

Slack

Si vous recherchez une application de messagerie qui vous permettra de créer des salles de chat pour toute votre entreprise, Slack est l’un de vos meilleurs choix.

Vous pouvez créer des salles de chat (publiques ou privées) pour différentes équipes ou sujets, afin que chaque information soit stockée à sa place. Cela réduira considérablement l’utilisation du courrier électronique pour échanger des informations.

Slack s’intègre avec Google Docs, DropBox, Zapier entre autres. Vous pouvez tester Slack en vous abonnant à un plan gratuit qui vous donnera 5 Go de stockage total.

POUR DOCUMENTATION / COLLABORATION À DISTANCE

Google drive

Google Drive est l’une des solutions les plus intéressantes pour le stockage et le partage de documents. Il remplace l’utilisation de disques durs ou de clés USB.

Entièrement intégré à Gmail, Google Docs, Google Photos, Google Forms et toutes les autres applications Google, Google Drive permet le stockage et le partage de documents enregistrés directement dans le cloud.

Google Drive permet un contrôle total de l’accès des utilisateurs, ce qui rassure ceux qui s’inquiètent d’un accès inadéquat et non autorisé à la documentation.

Son plan gratuit offre 15 Go d’espace total et vos fichiers peuvent être consultés depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur. De cette façon, où que vous alliez, vos fichiers seront toujours accessibles.

Dropbox

Dropbox est un autre outil de stockage et de partage de documents. Sa version gratuite ne vous donne que 2 Go d’espace total.

Si vous devez envoyer un fichier volumineux ou en masse à quelqu’un, vous ne pourrez peut-être pas l’envoyer par e-mail, car la plupart des programmes limitent la taille du fichier à 25 Mo.

Pour concurrencer Google Drive, DropBox a récemment lancé Dropbox Paper, l’équivalent de Google Docs.

OneDrive

Si vous êtes un fan de la plate-forme Microsoft, OneDrive est votre option pour stocker et partager des documents.

Étant donné que Google Drive est intégré à Gmail, OneDrive a l’avantage d’être entièrement intégré à Outlook. De plus, la suite Office entière est intégrée à OneDrive.

Son plan gratuit offre 5 Go de stockage de fichiers. Vous pouvez passer à 50 Go pour 2 $ par mois, ou vous pouvez avoir un abonnement Office 365 Famille ou Personnel, qui comprend 1 To de stockage pour un maximum de cinq utilisateurs.

Microsoft Teams

Microsoft Teams est une plate-forme de communication et de collaboration unifiée qui combine le chat, la vidéoconférence, le stockage et le partage de fichiers et offre de nombreuses possibilités d’intégration d’applications.

Vous pouvez démarrer une conférence téléphonique à l’aide de skype en même temps que vous partagez un document Word et envoyez un message texte à n’importe lequel de vos employés ou collègues. Tout cela dans le même environnement de travail.

La plateforme a la capacité de connecter jusqu’à 250 participants à la fois, ou de diffuser jusqu’à 10 000 personnes.

En raison de la pandémie COVID-19, Microsoft a publié l’utilisation de Teams jusqu’en janvier 2021.

Mural

Si vous recherchez un logiciel de collaboration visuelle qui agit comme un «tableau blanc numérique», permettant à votre équipe de partager des idées, de résoudre des problèmes et de collaborer visuellement, Mural est votre meilleur outil.

Basé dans le cloud, Mural fournit des tableaux blancs numériques partagés où les équipes explorent visuellement des défis complexes et facilitent les méthodes de réflexion.

Mural peut être intégré à de nombreux outils comme OnDrive, Teams, DropBox, Jira, Slack, Microsoft Office, entre autres.

POUR LA GESTION À DISTANCE DES TÂCHES (GESTION DE PROJET)

Trello

Trello est un outil collaboratif pour la gestion de projet et la gestion des tâches. Son fonctionnement est basé sur les principes du Kanban. C’est un outil qui facilite l’organisation des tâches entre les équipes grâce à des cartes qui ressemblent à des post-it sur un mur.

Vous pouvez créer une tâche, affecter un responsable, joindre un fichier (jusqu’à 10 Mo) ou classer l’urgence ou la priorité pour chaque ressource ou l’ensemble de votre équipe.

Trello propose des plans gratuits et payants et est disponible pour Android, iPhone et PC.

Basecamp

Basecamp est une solution de gestion de projet conçue spécifiquement pour les équipes distantes. Basecamp vous permet de partager des fichiers, de fixer des délais, de lister des tâches et de centraliser les retours entre différentes ressources et équipes travaillant à distance.

Sur le panneau utilisateur, il est possible de diviser tout le travail en projets et équipes spécifiques, avec le droit de listes de contrôle, babillards électroniques, agendas, documents en ligne et discussions de groupe.

Basecamp commence à 99,00 $ par mois et propose une version d’essai de 30 jours.

Asana

Asana est également un outil Web et mobile de gestion et de suivi des tâches et des ressources pouvant être utilisées avec la méthode Kanban, mais les utilisateurs peuvent également modifier l’affichage des tâches au format de liste plus conventionnel.

Avec Asana, vous pouvez gérer et suivre des tâches, à des individus ou à des groupes, vérifier les dates d’échéance, suivre les progrès et même suivre le temps et générer des feuilles de temps.

En théorie, Asana est un outil qui a un éventail de possibilités et de fonctions plus large que Trello, mais, d’autre part, peut prendre plus de temps pour s’adapter au système.