Communication à distance : 4 choses qui pourraient ruiner votre image professionnelle

Une bonne communication à distance n’est pas faite de la même manière que la conversation en personne avec votre équipe. Si vous ne vous adaptez pas pour communiquer à distance, vous courez un risque élevé de ruiner votre image professionnelle

Au moment où nous nous inquiétons de Covid-19, l’orientation est de rester à la maison. Et pour cela, vous étiez responsable du transfert de votre travail dans une chambre à coucher ou dans le salon de votre maison.

Mais ce n’est pas parce que vous êtes dans le confort de votre maison que vous devriez participer à une vidéoconférence portant votre pyjama et avec vos cheveux comme s’ils étaient peignés avec un mélangeur à gâteau.

Voici 5 choses à savoir qui pourraient ruiner votre image professionnelle:

1. Vidéoconférence : votre premier ennemi ou allié

Si vous n’êtes pas un artiste de télévision ou quelqu’un qui a été formé pour apparaître à la caméra, il est naturel que vous ne vous sentez pas à l’aise d’ouvrir votre caméra vidéo lors d’une vidéoconférence.

Mais, permettez-moi de dire ceci: la vidéoconférence est l’un des meilleurs outils pour maintenir une communication efficace à distance.

De la même manière que (j’imagine) que vous vous préparez lorsque vous allez rendre visite à un ami à son domicile, ou si vous organisez une réunion avec votre équipe dans votre environnement de travail, participer à une vidéoconférence nécessite une préparation préalable.

Voici quelques conseils pour participer à une vidéoconférence sans ruiner votre image professionnelle.

• Si vous rencontrez ces gens dans votre milieu de travail, ne jamais apparaître en pyjama ou avec l’apparence de quelqu’un qui vient de quitter la salle de gym.

• Préparez l’endroit où vous travaillerez. Fermez les portes pour isoler le bruit, faites savoir aux gens que vous êtes sur la vidéoconférence et qu’ils ne dérangent pas.

• Testez votre équipement. Testez votre microphone, votre caméra vidéo et votre connexion Internet. Il n’y a rien de plus ennuyeux que ce dont vous parlez et votre microphone ne fonctionne pas correctement.

• Gardez une attitude professionnelle. Rappelez-vous que pendant la vidéoconférence, les gens vous regardent et il est important que vous mainteniez une attitude professionnelle. Ne vous allongez pas ou ne restez pas dans une position détendue devant les gens, même si vous êtes assis dans votre chaise préférée.

• Soyez poli …. (voir ce que j’ai dit au item 04)

2. L’e-mail ne reflète pas votre langage corporel

Écrire un e-mail professionnel n’est pas la même chose que l’envoi d’un e-mail à un ami ou une petite amie.

Lorsque nous écrivons à un ami, nous pouvons utiliser des mots informels et même de l’argot. Mais cela n’est pas recommandé dans une communication d’affaires.

Mais cette communication informelle est très utile lorsque nous voulons exprimer nos émotions et nos comportements à travers les mots.

Lorsque nous parlons face à face avec une personne, le ton de la voix, le comportement du corps, les gestes aident à souligner le message que nous transmettons.

Soyez particulièrement prudent lors de l’écriture d’un e-mail qui implique un message de joie ou de rejet. Ce n’est pas la même chose lorsque vous signalez une activité ou un événement.

Si dans votre message vous voulez exprimer un sentiment (accord ou désaccord) avec une autre personne, soyez prudent avec votre choix de mots.

Utilisez la maxime: louange en public, critiquer en privé

En d’autres termes, si vous allez critiquer, n’ajoutez pas toute votre équipe en CC.

3. WhatsApp ne doit pas être utilisé comme avec vos amis

Beaucoup de gens utilisent WhatsApp pour communiquer avec leurs collègues. WhatsApp n’est pas l’outil idéal à utiliser dans votre environnement de travail.

Si votre entreprise n’a pas d’outil de chat officiel, essayez de ne pas adopter WhatsApp comme outil.

Mais Rogerio, quel est le problème avec l’utilisation de WhatsApp au travail?

Très simple. Vous utilisez certainement WhatsApp pour discuter avec votre famille et des groupes d’amis. Et évidemment, vous obtenez des messages tout le temps de ces gens.

Sois honnête. Si vous regardez votre WhatsApp pour répondre à un collègue et voir que vous avez un message de votre petite amie ou vos collègues de collège, que feriez-vous? …. regardez les messages et répondez-y, n’est-ce pas ?

Maintenant, imaginez que vous devez parler à vos collègues en même temps en utilisant ce même outil. Vous passerez la moitié de votre journée de travail à répondre à des messages qui n’ont rien à voir avec votre travail.

Mais il y a un plus gros problème dans l’utilisation de WhatsApp. Dans un environnement de communication à distance, vous devez toujours enregistrer vos conversations afin qu’elles deviennent des informations officielles de l’entreprise.

Un outil de chat d’entreprise a des fonctionnalités pour l’enregistrement des échanges de messages et vous pouvez utiliser ces informations pour les partager avec d’autres.

Si votre entreprise n’a pas d’outil de chat officiel, utilisez-en un autre que WhatsApp. Il peut même être votre propre e-mail, mais gardez un échange d’informations approprié à votre environnement de travail.

Après avoir terminé votre travail, vous pouvez retourner à WhatsApp et parler à tout le monde comme d’habitude.

4. Etre poli et discipliné ne fait jamais mal

Ma grand-mère disait toujours. La soupe de poulet et l’éducation n’ont jamais fait de mal à personne.

Surtout dans un environnement de communication à distance, il est essentiel de maintenir un comportement poli et respectueux.

Mais Rogerio, je suis déjà très poli envers les gens…

Je ne parle pas de l’éducation démontrée en personne, mais l’éducation a démontré à distance.

Certains protocoles de comportement à distance doivent être observés afin que vous montiez du respect et de l’éducation aux personnes.

• Assurez-vous de mettre fin à un échange de messages avec des mots de remerciement et d’appréciation.

• Confirmez la réception de vos messages. Certains outils ont des fonctionnalités pour vous faire savoir si une personne a reçu et / ou lu votre e-mail, mais rien de mieux que d’envoyer un e-mail disant: «J’ai reçu votre e-mail et travaillera sur elle dès que possible. Merci’

• Ne soyez pas en retard pour les réunions virtuelles. De la même manière que vous ne devriez pas être en retard dans les réunions en personne, les réunions à distance doivent également être respectées dans votre calendrier.

• Si vous voulez parler à quelqu’un pendant plus de 5 minutes, planifiez une réunion à un moment où cette personne sera disponible. Ne l’appelez pas sur Skype et passez votre temps sur une discussion qui pourrait être planifiée à l’avance.

• Si vous voulez parler à quelqu’un rapidement (moins de 5 min) envoie-lui un message dans le chat demandant s’ill a 5 minutes pour parler. “Hey mon ami, j’ai une question rapide à vous poser. Avez-vous 5 minutes pour répondre maintenant?

• N’oubliez pas que vous ne savez pas si les gens sont occupés ou disponibles. Toujours «frapper à la porte» avant d’entrer … c’est-à-dire, envoyer un message rapide pour voir si la personne est disponible ou non.

Il n’est jamais trop tard pour apprendre quelque chose

Je sais que cette situation de confinement social est un changement majeur dans nos vies, mais je suis sûr qu’ensemble, nous allons passer par là.

Je suis une personne optimiste et j’essaie toujours d’apprendre de situations difficiles comme celle-ci. Vous devriez également essayer d’apprendre quelque chose de cette situation.

Développer de nouvelles compétences en communication à distance vous aidera à vous adapter plus rapidement dans le monde de l’entreprise à venir.