La semaine dernière, j’ai publié un article parlant de 03 façons de commencer une carrière dans la gestion de projet. Si vous ne l’avez pas encore lu, jetez un oeil avant de continuer à lire cet article.
Je dis cela parce que l’une des situations présentées est lorsque votre patron vous confie la gestion d’un projet sans avoir d’expérience ou de connaissances préalables.
Maintenant, imaginez la situation suivante:
Un beau jour, votre patron vient à vous et vous dit qu’à partir de ce jour vous serez le gestionnaire d’un projet stratégique pour l’entreprise.
Mais les nouvelles ne s’arrêtent pas là … il met encore un peu de pression pour que le projet se termine à temps et dans le budget prévu (par qui ???)
Vous n’avez jamais géré un projet auparavant et c’est loin d’être votre formation professionnelle.
Cela m’a rappelé mon cours de parachutisme dans l’armée.
L’un des exercices les plus difficiles a été de faire un saut au milieu d’une forêt sans savoir où ils allaient lancer. C’était un vrai « saut dans l’obscurité ».
Nous n’avions qu’un peu de matériel de survie et une boussole pour retourner au camp de base, ce qui était notre objectif … et nous avions un temps fixé pour se produire.
Remarquez-vous une similitude entre les deux situations? La première situation est caractéristique de l’émergence du gestionnaire de projet accidentel
Qu’est-ce qu’un gestionnaire de projet accidentel?
Habituellement, un gestionnaire de projet accidentel n’a pas demandé d’avoir cette responsabilité et c’est pourquoi il n’est pas très intéressé à suivre des méthodologies compliquées ou à utiliser des outils complexes de gestion de projet.
La bonne nouvelle, c’est que si votre patron vous a confié cette tâche, il croit probablement que vous serez en mesure de le faire.
Avoir le soutien de la haute direction est la première étape vers la réussite d’un projet.
Vous êtes un chef de projet accidentel …. et pour cette raison, ce dont vous avez besoin, c’est de savoir comment réaliser ce projet de la meilleure façon possible selon les directives de votre client.
05 étapes qui vous feront ressembler à un chef de projet professionnel
A. Restez concentré sur votre client
Vous devez penser maintenant en tant que chef de projet. L’objectif principal d’un chef de projet est de réaliser le projet selon les spécifications et les conditions de travail existantes.
Un chef de projet cherche à offrir la plus grande valeur possible à son client en gardant son équipe motivée et productive.
Souvent, le client n’a pas toutes les informations sur ce qui doit être livré, il est donc essentiel de créer une relation de confiance et de transparence entre vous et votre client. Cela vous permettra d’explorer différents scénarios pour le développement du projet et d’apporter des ajustements aux exigences demandées. Essayez toujours de prioriser les exigences qui ajoutent plus de valeur au client.
B. Identifiez vos conditions de travail
La livraison de valeur est directement liée aux conditions du projet. Ce que je veux dire par conditions de travail inclut l’environnement de travail de l’équipe, les conditions techniques, les ressources existantes, la communication, les restrictions, les risques et les problèmes, etc.
Discutez avec votre client et votre parrain des conditions de travail disponibles : ressources matérielles et humaines, temps d’achèvement, informations sur les besoins du projet, soutien technique, etc.
Essayez de construire un environnement de travail agréable et productif.
Un conseil très important : toujours garder un canal de communication ouvert et transparent avec toute l’équipe et les parties prenantes.
C. Renforcer vos connaissances en gestion de projet
La gestion des projets exige beaucoup de connaissances sur les méthodologies, les bonnes pratiques et les outils de gestion de projet.
La première chose qui vous aidera est de trouver quelqu’un avec plus d’expérience pour être votre mentor. Cette personne sera en mesure de partager des expériences et des connaissances précieuses pour leur gestion.
Cherchez également à en apprendre davantage sur la gestion de projet. Lire des livres, faire de la formation, participer à des ateliers ou des conférences … en bref, recherchez les connaissances nécessaires à la gestion de vos projets.
Très important : entourez-vous de professionnels de la gestion de projet. Si vous voulez devenir un aigle, ne vivez pas avec des poulets.
D. Établir du leadership et du travail de collaboration avec votre équipe
Un chef de projet est un chef de file et doit appliquer ce leadership à son équipe. Le rôle d’un chef de projet n’est pas de dire à l’équipe quoi faire. Travaillez en collaboration avec tous les membres de votre équipe pour identifier les activités et les résultats de votre projet.
E. Suivez ces étapes simples pour commencer
1. Définissez clairement ce que votre projet doit fournir.
2. Identifiez les membres de votre équipe
3. Collaborer avec l’équipe pour élaborer un plan initial avec les principales activités et
4. Identifier les ressources nécessaires (matérielles, financières, technologiques, etc.) pour mener à bien ces activités
5. Élaborer un calendrier représentant les principaux produits livrables
6. Communiquez fréquemment l’avancement du projet aux parties intéressées, en particulier à votre client et à votre commanditaire.
7. Contrôler l’avancement du projet. Avoir des réunions régulières avec votre équipe (si possible tous les jours) et dès que vous identifiez un changement dans votre plan, faites les ajustements nécessaires et communiquez à toutes les personnes intéressées.
8. Faites attention aux risques et aux éventualités du projet. Soyez proactif.
9. Veillez à des changements fréquents dans la portée du projet. Cela peut rendre très difficile la fin du projet.
10. Demandez de l’aide chaque fois que nécessaire. Ne soyez pas arrogant parce que vous êtes dans un rôle de gestion. Vous devez vous comporter comme un serveur d’équipe et toujours demander de l’aide lorsque vous en avez besoin.
Au fil du temps, vous deviendrez un chef de projet professionnel.
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